📂 Nouvelles dispositions relatives à la mise à jour du document unique

Pour mémoire, la loi du 2 aout 2021 pour renforcer la prévention en santé au travail contient plusieurs dispositions en matière de prévention des risques professionnels et notamment en ce qui concerne le renforcement du document unique d’évaluation des risques. En effet, ce document est obligatoire dans toutes les entreprises, et ce, dès l’embauche du premier salarié. Ainsi, après avoir procédé à l’évaluation des risques pour la santé et la sécurité des travailleurs l’employeur se doit transcrire et mettre à jour dans ledit document les résultats qui en résultent. C’est ainsi que par un décret en date du 18 mars dernier, de nouvelles dispositions relatives à la mise à jour du document unique mais aussi de sa conservation et de sa mise à disposition ont été édictées de sorte que soit précisées les mesures élaborées par la Loi santé.

Concrètement, les conditions de mise à jour, de conservation et de mise à disposition dudocument unique sont actualisées pour les versions à compter du 31 mars 2022, et non pas pour celles antérieures.

Mise à jour

Une obligation de mise à jour annuelle a ainsi été actée, pour les entreprises de + 11 salariés. Auparavant, une telle distinction d’effectif n’était pas opérée.

Attention toutefois, dès lors qu’une information supplémentaire intéressant l’évaluation des risques est portée à la connaissance de l’employeur, celle-ci devra obligatoirement entrainer la mise à jour du document unique, alors même que celle-ci était auparavant recueillie dans une simple unité de travail.

Par ailleurs, ils devront être actualisés en fonction de la mise à jour du document unique le programme annuel de prévention des risques professionnels et d’amélioration des conditions de travail ou de la liste des actions de prévention et de protection (pour les entreprises de moins de 50 salariés)

Prise en compte des agents chimiques dans le document unique

L’évaluation comporte un inventaire des risques identifiés dans chaque unité de travail de l’entreprise ou de l’établissement. Elle comprend donc notamment ceux liés aux ambiances thermiques ou encore aux propriétés dangereuses des agents chimiques présents sur les lieux de travail, les informations relatives à la santé et à la sécurité communiquées par le fournisseur de produits chimiques, ou encore les conclusions fournies par le médecin du travail concernant le suivi de l’état de santé des travailleurs.

Désormais, en cas d’expositions simultanées ou successives, l’employeur devra également prendre en compte les effets combinés de l’ensemble des agents chimiques.

Conservation

Alors même que le document unique retraçant l’exposition collective des travailleurs aux risques professionnels n’avait pas de délai minimum d’archivage, sa durée de conservation a désormais été portée à 40 ans à compter de son élaboration.

Cette décision fait suite à une volonté de cohérence avec le délai d’émergence d’une potentielle maladie professionnelle.

Mise à disposition du document unique

Le décret est également venu poser l’obligation de tenir à disposition le document unique, dans toutes ses versions (antérieure et nouvellement édictée), et ce, pendant une durée de 40 ans.

Jusqu’au 31 mars 2022, cette mise à disposition concerne principalement les délégués syndicaux, les travailleurs, l’inspection du travail mais également le médecin du travail. Passée cette date, pourront également consulter le document unique, dans toutes ses versions disponibles :

• Les anciens travailleurs pour les versions applicables durant leur période d’activité dans l’entreprise. Attention toutefois, la mise à disposition pourra être limitée aux seuls points concernant l’activité du travailleur qui en fait la demande ;
• Les services de prévention et de santé au travail plus généralement, et non plus le seul médecin du travail.
• Document unique au format numérique

Enfin, notez qu’à compter toujours du 1^er juillet 2023 pour les entreprises de + 150 salariés et à compter du 1^er juillet 2024 pour les autres, l’employeur se devra de déposer le document unique sur un portail numérique. En effet, il est prévu que :

« Jusqu’à l’entrée en vigueur de l’obligation de dépôt du document unique d’évaluation des risques professionnels sur un portail numérique selon les modalités prévues au B du V de l’article L. 4121-3-1 du code du travail, l’employeur conserve les versions successives du document unique au sein de l’entreprise sous la forme d’un document papier ou dématérialisé. » ;

En attendant, le décret prévoit une conservation des différentes versions sous format papier ou dématérialisé.

Sources :

Décret n° 2022-395 du 18 mars 2022 relatif au document unique d’évaluation des risques professionnels et aux modalités de prise en charge des formations en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail par les opérateurs de compétences

Pauline LETOURNEUR – Juriste HSE – pauline.letourneur@echoline.fr