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Popularisée dans les années 50 par le statisticien William Edwards Deming, la fameuse roue de Deming est une méthode comportant 4 étapes appelées PDCA (Plan-Do-Check-Act) qui, déroulées successivement, permettant l’amélioration continue de sa performance.
Le PDCA est la base des systèmes de management et peut donc s’appliquer ainsi au processus de conformité réglementaire.
Au fait, c’est quoi le PDCA ?
Comme dit précédemment, la roue de Deming se base sur 4 étapes successives permettant d’élaborer un « cercle vertueux » d’amélioration continue au sein d’une organisation :
- Plan : planifier.
- Do : réaliser.
- Check : contrôler.
- Act : ajuster / améliorer.
PLAN : J’identifie les textes applicables à mon activité
La première étape PLAN pose les bases du processus. Celle-ci peut être divisée en 3 sous-étapes : identifier les éléments à traiter, faire un état de lieux de la problématique et définir les objectifs.
Application à la conformité réglementaire :
- Structurer le processus de veille réglementaire (timing, acteurs, moyens, utilisateurs de l’outil de veille).
- Identifier les équipements, activités, caractéristiques du site.
- Définir le périmètre des activités concernées.
- Déterminer les thématiques à traiter : environnement, santé-sécurité, énergie, etc.
- Enfin, déterminer les textes applicables.
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DO : Je mets en œuvre ces exigences dans mon entreprise
Très logiquement, l’étape de planification est suivie de la réalisation : DO. « Faire » c’est-à-dire réaliser les actionsprécédemment définies dans la phase PLAN.
Application à la conformité réglementaire :
- Analyser chacun des textes identifiés précédemment (découpage en exigences)
- Définir l’applicabilité
- Réaliser l’évaluation de conformité
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CHECK : Je contrôle la mise en oeuvre précédente
CHECK correspond à la mise en place de contrôles permettant de vérifier que les résultats sont conformes à ce qui était planifié dans la phase DO et de mesurer l’efficacité des actions mises en place. Cela peut se traduire par l’analyse d’indicateurs-clés et de graphiques.
Application à la conformité réglementaire :
- Analyser l’évolution des datas et du niveau de conformité de chaque exigence.
- Mettre à jour la base de données réglementaire.
- Surveiller la réalisation des actions définies suite à l’analyse de conformité.
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ACT : Je m’assure périodiquement de la mise jour des textes et de ma conformité (veille et réévaluation périodique)
La « dernière » étape du cycle ACT consiste à ajuster l’organisation et les actions en fonction de la phase de CHECK. Et ainsi de suite, le cercle vertueux reprend par une re-planification d’actions, de mise en œuvre, de contrôle…et d’amélioration ! La boucle du PDCA est bouclée !
Application à la conformité réglementaire :
- Analyser l’effiacité de l’organisation et processus de veille et de conformité.
- Echanger avec les différents acteurs concernés par le processus.
- Ajuster l’organisation en définissant de nouveaux objectifs.
- Affiner le planning selon les « dead lines » ou la date de l’audit.
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