🦸‍♀️ L’animation du système de management au quotidien

Nous vous l’annoncions en 2019, Echoline est la seule société de veille réglementaire en France à être certifiée ISO 9001 – 14001 – 45001!!! 🎉

➡️ Comme prévu, nous vous donnons plus de précisions sur cette aventure en quelques épisodes :

📰 Certification épisode 1 – Echoline obtient sa triple certification QSE : pourquoi ?
📰 Certification épisode 2 – Quand et comment ?
📰 Certification épisode 3 – Processus & automatisation
📰 Certification épisode 4 – Et la tech ?
📰 Certification épisode 5 – L’animation du système de management au quotidien

Aujourd’hui c’est donc l’épisode 5 par Stéphanie GARRIGUES, juriste HSE & correspondante QSE, et Gaylord BOLZINGER, responsable de l’équipe juridique !

Depuis Juin dernier, Echoline est le seul acteur de la veille réglementaire en France à être certifié QSE (Qualité-Sécurité-Environnement), sur les référentiels ISO 9001, 14001 et 45001.  Parce qu’on est une petite structure et prestataire de services, on pourrait croire qu’un système de management QSE ne représente pas grand-chose. Et pourtant !

C’est sûr qu’on ne rivalise pas avec « l’industrie lourde » mais nous avons quand même de beaux sujets à notre échelle.

Au sein d’Echoline, on m’a confié la casquette QSE. Encore faut-il que cette casquette soit bien ajustée pour ne pas qu’elle s’envole au moindre souffle ou qu’elle m’ (nous) oppresse.

Dès le départ, la démarche était de créer un système de management qui nous ressemble, qui soit flexible et qui ne nous « encrasse » pas dans des contraintes inutiles.

Pas si évident l’air de rien…

Avec le recul de plusieurs mois désormais, on peut dire que le QSE est présent dans les esprits de chaque membre, nous a donné de nouveaux rituels mais sans que cela devienne une contrainte dans nos tâches quotidiennes.

Dans notre domaine d’activité, il faut être rigoureux et précis mais aussi clair et concis. Nous sommes plusieurs juristes et ingénieurs à œuvrer chaque jour pour nos clients.

Et voilà qu’apparait notre difficulté n°1 du quotidien : Comment arriver à produire une prestation exemplaire en permanence et surtout la plus uniforme ?

Solution ? Il faut se doter de règles d’or, de principes et d’une méthodologie commune.

Jusque-là me direz-vous, c’est du basique quand on parle de système de management…

Toutefois, notre défi était de ne pas transformer l’équipe en robot abattant sans se poser de question du traitement de textes, rédigeant des articles ou lisant de la règlementation sans prendre de plaisir (oui, oui il est possible mettre dans la même phrase règlementation et plaisir !).

Il faut donc arriver à ce que chacun puisse s’épanouir tout en respectant une méthode de travail unique.

C’est une peu devenu une devise chez Echoline, on ne veut pas faire de « bullshit »… mais alors…

Tadam ! C’est notre difficulté n°2 : Comment rendre ce cadre de travail opérationnel, performant et vivant ?

La communication est dans l’ADN des salariés Echoline. Ca n’a l’air de rien mais au final cela a un impact sur de nombreux aspects.

Parce qu’on donne la parole à chacun cela permet notamment :

• D’apprendre & de s’informer
• De s’approprier les règles ;
• D’être porteur de bonnes ou mauvaises nouvelles ;
• De se remettre en question ;
• De garder l’esprit ouvert ;
• De tester toutes (ou presque) nos envies ;
• De s’entraider ;
• De créer de la cohésion et une ambiance sereine de travail….

La liste n’est pas exhaustive bien sûr.

Vos yeux avisés ont déjà repéré derrière tout cela des principes incontournables de tout système de management qui se respecte : amélioration continue,  surveillance, efficacité, sensibilisation, réajustement, …

Vous avez peut-être l’impression que je vous décris un système idyllique, où « tout va bien, je vais bien »…

Cela nous porte à notre difficulté n°3 : Comment gérer les difficultés, comment se remettre en cause et corriger nos écarts ?

Nous sommes chaque jour soumis à plusieurs contraintes et principalement ces trois :

• Être efficace à 200% sur la veille règlementaire et le traitement des textes : nous ne devons ni oublier une actualité ni la détourner ou la contourner ;
• Gérer les impératifs et les demandes de nos clients ;
• Gérer les aléas de l’informatique.

Parce que nul être humain n’est parfait, des failles peuvent survenir. Dans les grandes lignes, nous avons instauré 4 « règles de vie » :

• On anticipe au maximum pour planifier (l’intérêt est double : ne pas oublier et gérer la charge de travail de chacun) ;
• On lève la main dès qu’un problème pointe le bout de son nez ;
• On analyse la situation ;
• On corrige quitte à essayer une nouvelle méthode.

Rien n’est immuable…

Tout comme la règlementation évolue chaque jour, nous nous devons de rester réactifs.

Si je devais résumer ce qu’est le système de management au quotidien chez Echoline, rien de sorcier : s’harmoniser, communiquer, et essayer.

Stéphanie GARRIGUES, juriste HSE & correspondante QSE, et Gaylord BOLZINGER, responsable de l’équipe juridique

🎉 C’est la fin de cette série sur l’aventure QSE Echoline, vous pouvez retrouver les différents épisodes de notre expérience exaltante racontée par nos collaborateurs !

😊 Certification épisode 1 – Echoline obtient sa triple certification QSE : pourquoi ? une explication de Tristan Watts
➡️ Certification épisode 2 – Quand et comment ? les détails de Dalila Watts
📰 Certification épisode 3 – Processus & automatisation : une explication de Yann Lesueur, ingénieur HSE et référent Grands Comptes
📰 Certification épisode 4 – Et la tech ? : l’avis de Sylvain Glaçon, CTO
📰 Certification épisode 5 – L’animation du système de management au quotidien : Gaylord Bolzinger, pilote du processus production, et Stéphanie Garrigues, juriste HSE et correspondante QSE